Ante el incremento de tecnologías que buscan apoyar a las empresas para que potencien su desempeño, resulta inevitable no considerar la integración de una o varias herramientas para redefinir la manera en la que se gestiona la información y se toman decisiones.
El sistema contable en la nube destaca por ser uno de los aliados más populares de los negocios durante los últimos años, sin embargo, el aprovechamiento completo de todas sus características que engloba, depende de que el personal esté capacitado para utilizarlas y mejorar el flujo de trabajo diario.
La pregunta es: ¿Cómo lograr que los trabajadores se sientan seguros y competentes en el uso de este tipo de plataformas? A lo largo de la nota, colocaremos una serie de sugerencias que podrás poner en práctica si es que tu organización se encuentra migrando de los métodos tradicionales, a unos más actuales.
Evalúa los desafíos principales
Recuerda que no todos los empleados tienen el mismo nivel de familiaridad con la tecnología, por lo tanto, lo primero que debes hacer es un diagnóstico de las competencias digitales de aquel equipo que trabajará con un software administrativo.
No obstante, no te limites a darles un test: observa con atención la manera en la que interactúan con otros elementos que involucran la tecnología y detecta posibles brechas en su conocimiento.
Al tenerlas en cuenta, podrás crear una formación sobre la contabilidad en la nube en la que cubras los aspectos básicos y los enfoques en áreas críticas que podrían representar un problema más adelante para algunas personas.
Por último, igualmente considera las funciones específicas de cada área, pues la capacitación no va a ser la misma para todas: personalízala según las responsabilidades que tengan, esto va a garantizar que todos reciban la información que necesitan para desempeñar sus funciones de manera certera y segura.
Selecciona un método de formación adecuado
En general, lo más recomendable es que primero se acuda con el proveedor de la plataforma para consultar si cuenta con cursos o materiales de apoyo que permitan a los trabajadores informarse de la misma.
Los recursos en línea, por ejemplo, son una gran opción, pues tu personal podrá aprender a su propio ritmo y desde cualquier lugar, sin entorpecer las actividades de su día a día; por su parte, Siigo Aspel cuenta con planes de capacitación en los que se incluyen cursos propedéuticos y de certificación, así como webinars clasificados por niveles con explicaciones ofrecidas por expertos.
En sí, lo que se aconseja desde el momento en el que se va a implementar una herramienta administrativa, es escoger una alternativa que posea este tipo de beneficios, ya que así tus colaboradores no navegarán solos en el descubrimiento y uso de las funcionalidades.
Implementa una capacitación integral
Tras haber seleccionado el método perfecto, lo que sigue es diseñar un plan educativo que abarque todas las etapas del proceso de aprendizaje y que el mismo comience por una introducción general al sistema, seguida de módulos específicos que aborden cada una de las características clave que los empleados utilizarán en su trabajo diario.
En la medida de lo posible, estructura la capacitación en fases, de tal manera que los trabajadores asimilen los conocimientos adquiridos y los apliquen en su contexto laboral inmediato, de ese modo, reforzarán lo aprendido e identificarán los puntos donde requieran mayor apoyo.
Ahora bien, la formación no se termina luego de que ya se tienen las nociones principales; es indispensable que continuamente se revisen manuales, y, en caso de tener dudas, recurrir a la asesoría del proveedor, siempre y cuando posea dicho servicio.
El soporte frecuente mantendrá el nivel de competencia del personal y reducirá la resistencia al cambio, una de las principales barreras cuando se suman nuevas tecnologías, pues si sienten que tienen un respaldo sólido, estarán más dispuestos a experimentar y a utilizar el software.
Monitorea el progreso
El seguimiento puede hacerse a través de evaluaciones periódicas, encuestas de satisfacción, y la observación directa del rendimiento en el uso del sistema; de igual modo, se deben analizar los indicadores de desempeño empresarial relacionados con la implementación de la plataforma; es decir, si en efecto, integrarla ha mejorado la agilidad de las operaciones.
A pesar de que el fin principal de la capacitación es que el personal maneje el software sin problemas, el impacto real se mide en términos de mejora en la eficiencia, reducción de errores y en la optimización de los procesos.
Con base en los resultados obtenidos, se sugiere realizar ajustes en el programa de formación y actualizar los contenidos para incluir nuevas funcionalidades del sistema, si es que aplica.
Conclusiones
Con el dominio de estas herramientas, se podrá aprovechar al máximo beneficios como la gestión en tiempo real de inventarios, la automatización de la facturación y el control de cuentas por cobrar.
Una capacitación bien estructurada retornará la inversión que realices en una plataforma administrativa en la nube para que tu negocio crezca y cumpla con todas las metas que has proyectado para el futuro.
