Por Sergio Ulises Pérez Pérez
Los archivos son mucho más que simples bodegas de documentos o centros de almacenamiento donde se resguardan papeles antiguos. En realidad, son espacios vivos, dinámicos y fundamentales para el funcionamiento del Estado, pues en ellos se conserva la memoria institucional y se garantiza que la información sobre las decisiones, acciones y políticas de las autoridades,permanezca accesible para todas las personas. Cada expediente, acta, informe o registro forma parte de un archivo que permite reconstruir la historia administrativa de las instituciones públicas.
Gracias a los archivos, la ciudadanía puede conocer de manera concreta cómo se toman las decisiones gubernamentales, en qué se invierte el presupuesto público, cómo se diseñan e implementan las políticas públicas y quiénes son responsables de cada proceso administrativo. Los archivos son una herramienta esencial para fortalecer la transparencia, la rendición de cuentas y, en última instancia, la confianza entre el gobierno y la sociedad. Su correcta gestión permite que la información pública sea verificable, oportuna y confiable, elementos indispensables para el ejercicio de un gobierno abierto.
En los últimos años, en México se han dado pasos importantes en la creación de un marco jurídico que regula,fortalece y protege la gestión documental. La Ley General de Archivos (LGA) marcó un antes y un después en la manera de concebir el valor de los archivos públicos. Esta legislación reconoce a los documentos como bienes que forman parte del patrimonio documental de la nación y establece obligaciones precisas para todas las dependencias y entidades de los tres niveles de gobierno federal, estatal y municipal. Cada sujeto obligado, debe organizar, clasificar,administrar y conservar adecuadamente sus documentos desde el momento de su creación hasta su disposición final, asegurando así la preservación de la memoria administrativa y el acceso a la información pública.
La LGA también dispone que cada entidad federativa cuente con su propio Sistema Estatal de Archivos, el cual debe coordinarse con el Sistema Nacional de Archivos. Este diseño garantiza la existencia de criterios comunes, procedimientos uniformes y una articulación efectiva entre las distintas instancias de gobierno. Con ello, se busca evitar la dispersión y pérdida de documentos, fomentar la profesionalización del personal archivístico y asegurar que la información pública se gestione con estándares de calidad y transparencia.
Por su parte, la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública (LGTAIP), complementa este marco normativo al establecer el derecho de toda persona a solicitar y recibir información pública sin necesidad de justificar su interés. Sin embargo, dicho derecho solo puede ejercerse plenamente si los archivos están organizados y en buen estado. En consecuencia, los archivos y la transparencia son dos conceptos inseparables: sin archivos bien gestionados, no puede haber una transparencia real ni una rendición de cuentas efectiva. Además de su importancia administrativa y jurídica, los archivos desempeñan una función cultural e histórica de enorme relevancia. En ellos se resguarda la memoria colectiva de los pueblos, de las instituciones y de las comunidades locales. Así, los archivos se convierten en una fuente invaluable para investigadores, historiadores, periodistas, estudiantes y ciudadanos interesados en comprender el pasado y construir un futuro más informado. Cuidar y fortalecer los archivos significa proteger la memoria colectiva, promover la transparencia y consolidar la democracia. Implica reconocer que los documentos públicos son parte del patrimonio común de la sociedad y que su adecuada conservación es un acto de responsabilidad hacia las generaciones presentes y futuras.
En resumen, los archivos no son espacios pasivos ni simples depósitos de información: son guardianes de la memoria, pilares de la transparencia y motores de la rendición de cuentas. Su fortalecimiento representa una inversión en conocimiento y confianza ciudadana, valores indispensables para seguir construyendo un país más transparente y consciente de su historia.
