Julio León Zárate
Las transferencias documentales, identificadas como primarias y secundarias, son procesos fundamentales para garantizar el adecuado manejo y conservación de los archivos a lo largo de su ciclo de vida. Estos procesos están regulados por la Ley General de Archivos, y a nivel estatal, por la Ley de Archivos para el Estado de Oaxaca.
Las transferencias documentales no son más que la aplicación del Catálogo de Disposición Documental (Cadido), con base en los valores documentales, vigencias documentales y disposición documental.
Transferencia Primaria
Consiste en el traslado de documentos y expedientes de una serie o subserie documental, desde las unidades productoras, oficinas o áreas que generan los documentos, al archivo de concentración, donde se conservan mientras sigan siendo de consulta esporádica o para toma de decisiones.
Este proceso permite la organización y sistematización de los documentos en su fase activa, asegurando que se mantengan accesibles para las actividades diarias de la institución y su paso a la fase semiactiva.
De acuerdo con la Ley General de Archivos, estos documentos deben ser clasificados, ordenados y gestionados conforme a normativas específicas. Esta transferencia se realiza cuando los documentos dejan de ser de uso frecuente pero aún deben conservarse, ya sea por su valor legal, fiscal y contable.
Transferencia Secundaria
Por otro lado, la transferencia secundaria se refiere al paso de los documentos y expedientes de una serie o subserie documental o parte de las mismas, si la disposición documental es el muestreo (porcentaje de conservación), desde el archivo de concentración al archivo histórico.
Dichos documentos provienen de funciones sustantivas y tienen valores secundarios tales como: informativo, testimonial y evidencial. En este caso, los documentos se resguardan en condiciones que garanticen su conservación permanente, siguiendo los lineamientos establecidos en la normativa federal y estatal.
La Ley General de Archivos establece que los documentos deben seguir un proceso de valoración documental, para determinar si son transferidos a un archivo histórico o eliminados, en función de su valor patrimonial.
Asimismo, la Ley de Archivos para el Estado de Oaxaca, refuerza estos principios y añade particularidades adaptadas al contexto local, estableciendo procedimientos específicos para la correcta administración de los archivos públicos, estatales y municipales, promoviendo la transparencia, rendición de cuentas y el acceso a la información pública.
Estas normativas también contemplan archivos digitales y la adopción de tecnologías que faciliten la gestión documental. Sin embargo, cualquier transferencia, ya sea física o digital, debe cumplir con criterios estrictos de integridad, autenticidad y acceso controlado, respetando los tiempos establecidos en el Catálogo de Disposición Documental (Cadido).
Si algún sujeto obligado mantiene los documentos en los archiveros y no hace las transferencias documentales correspondientes, está alargando la estadía de los documentos en la fase activa y prolongando innecesariamente los tiempos lo que genera explosión documental y finalmente quita espacio y ralentiza la gestión documental y al final debe aplicar el Cadido, según las vigencias documentales establecidas.
En resumen, las transferencias primarias y secundarias, son esenciales para mantener el orden y la accesibilidad de los archivos a lo largo de su ciclo de vida; es decir, en las etapas activa, semiactiva e inactiva, permitiendo una gestión documental eficiente y respetuosa de la normatividad, tanto a nivel federal como estatal, en beneficio de la memoria institucional y del acceso a la información pública.
